近期，一个名为“艾问”的系统正式在艾派集团（中国）有限公司运行。这意味着，从今以后艾派人有了自己的“百度”系统。
　　任何一名艾派员工，只要在工作和生活过程中，对公司的相关制度产生任何疑惑，都可以将疑惑输入这个系统中，24小时之内就能够得到答复。“我们相信，这个‘艾派百度系统’的运行，必将开启艾派全新的局面。”艾派集团副总裁宋晓芃介绍。

　　■本报记者 庄娜芬 陈发沛

　　员工输入疑问 24小时内就有回复

　　宋晓芃介绍，“艾问系统”的实施，是在该公司提倡信息畅通、员工互动的大环境之下，由艾派集团总裁率先提出的。艾派期望通过这个系统所开启的全新局面是指：把艾派集团的制度、流程、操作等规范、严肃的东西以自由问答等员工喜闻乐见的形式来宣导。同时，实际解决公司员工的工作和生活中的疑难问题，为员工提供便利，更好地促进公司各层面的信息交流。

　　“从表面看，员工只需要动动手指头就能解开疑问，事实上，整个‘艾问系统’背后，需要有一支专门的专家团队，还需要有庞大的数据库作为支撑，凝聚着所有艾派人的心血。”宋晓芃表示。

　　“艾问系统”背后有一个“专家团队”，这个团队是由艾派集团各个部门的主要管理人员组成的，他们的任务就是负责回答员工通过“艾问系统”提出的疑惑。员工只要一将疑问输入系统中，系统就会自动归类，将每个问题发送到相关的专家电脑中。每名专家都必须在24小时内回答分给自己的问题，如果他自己回答不了，则需要马上向总裁汇报，并在系统中给员工一个准信，告诉他们什么时间内会给他们答复。同时，所有专家还被要求：不允许用“该问题请参照公司某某制度”的形式来回答问题。

　　而“专家团队”之所以能确保在24小时内回答员工的疑问，除了其自身对公司的了解之外，艾派长久以来累积形成的庞大“数据库”起了很重要的作用。自2008年以来，艾派经过一年多的建设，将公司的各类知识文档上传整理，形成有形的知识库和藏经阁，自然也成了“专家团队”的智囊团。

　　“知识管理”促成“艾问系统”的运行

　　提到艾派的知识库和藏经阁，就不得不介绍下艾派集团的“知识管理”。据悉，为了积淀企业文化、沉淀艾派的无形资产，2008年11月，艾派的“知识管理项目”正式启动。

　　艾派集团文化管理部文化专员欧阳良鹏介绍，艾派进行知识管理的意义在于：一方面沉淀、整理艾派的各类知识文档等无形资产，包括行业技能经验、制造工艺、制度流程、员工经验智慧等信息，能够更好地延续企业的发展另一个方面，组织内部头脑风暴，集思广益，在公司内部营造共享型、学习型、创新型文化氛围。据悉，在该项目运作早期，艾派构建了符合该公司实际的知识体系、权限管理体系以及运作的团队，同时还借助于现代化的软件系统，将各类文档整理上传。

　　“民营企业往往会出现因人设岗的现象，这种现象的弊端就在于公司的知识会随着人员的流动而流走。而采用知识管理，将公司的制度和文化转化成流程和文字落地下来，通过有形的载体进行保存。”宋晓芃表示。

　　宋晓芃表示，虽说“知识管理项目”的推行是促成“艾问系统”顺利运行的前提，但“艾问系统”的运行不可避免地也推动了“知识管理”项目的完善。“各个层级的员工通过‘艾问系统’进行交流沟通，很有可能让一些以前公司没有意识到的问题浮出水面，一有问题公司就会想方设法地解决，自然也丰富更新了公司的藏经阁和知识库。”

　　据欧阳良鹏介绍，艾派“知识管理”项目在运作的早期，最困难的地方在于部门之间的沟通，例如如何能够调动全员的积极性来配合开展文档的收集汇总工作，并且如何能够引导大家分享各自的经验心得等。为此，艾派开展了各类的活动，有讲座、知识大赛、座谈会、读书会，借助于信息技术，并通过开设艾派学院门户、知识风暴门户藏经阁、创新管理门户、艾问系统等，提供一个平台，便于各类文档的归类存放。

　　据悉，“知识管理”项目的运行，大大地提高艾派的工作效率，从2008年起，艾派已经率先在闽南企业中推行“五天工作制”。